1. Sediakan PDF penyata yang betul
Muat turun penyata bagi akaun dan tempoh yang diperlukan melalui saluran rasmi bank. PDF digital biasanya lebih jelas daripada gambar skrin; pastikan fail boleh dibuka dan semua halaman ada. Jika fail berkunci, buka dengan kata laluan yang sah dan sediakan salinan yang boleh dibaca sebelum muat naik.
Simpan PDF asal berasingan. Jangan campurkan penyata akaun simpanan dengan kad kredit: caj dan bayaran kad mempunyai tafsiran baki yang berbeza daripada wang masuk dan keluar akaun deposit.
Jika bank menawarkan eksport CSV atau Excel yang sudah sesuai dengan kerja anda, gunakan fail bank itu dahulu. Penukaran PDF berguna apabila hanya PDF tersedia atau lajur fail bank masih perlu disusun semula.
- Semak akaun, mata wang dan tempoh
- Pastikan halaman mengikut urutan
- Elakkan imbasan kabur atau terpotong
- Pelan Starter: maksimum lima halaman setiap fail
2. Muat naik dan semak transaksi
Daftar atau log masuk, kemudian muat naik PDF penyata. SEA Bank OCR cuba membaca tarikh, keterangan, debit, kredit, baki dan rujukan apabila medan itu wujud dalam dokumen. Medan yang tiada dalam PDF tidak boleh dianggap telah disahkan.
Bandingkan baris pertama dan terakhir setiap halaman dengan fail asal. Semak tarikh transaksi berbanding tarikh nilai, tanda amaun, keterangan panjang dan baki awal/akhir. Pengepala berulang, jumlah ringkasan atau baki dibawa ke hadapan tidak sepatutnya menjadi transaksi baharu.
PDF berbilang halaman dan imbasan yang jelas boleh diproses, tetapi baris bersambung, susun atur luar biasa dan imej kabur boleh memerlukan pembetulan manual. Jika satu halaman tidak terbaca, dapatkan PDF digital atau imbasan yang lebih jelas dan semak semula sebelum eksport.
3. Pilih Excel atau CSV selepas semakan
Pilih Excel (XLSX) untuk menapis, menyusun dan menyemak transaksi dalam hamparan. Pilih CSV apabila sistem akaun memerlukan fail teks berjadual; CSV tidak menyimpan gaya atau beberapa helaian seperti Excel.
Sebelum import CSV, padankan nama lajur, format tarikh, mata wang dan tanda debit/kredit dengan templat sistem tujuan. Semak nombor akaun atau rujukan yang bermula dengan sifar apabila dibuka dalam hamparan. Cuba import beberapa baris dahulu jika sistem membenarkannya.
Fail Excel atau CSV ialah data untuk kerja semakan dan rekonsiliasi. Ia tidak menggantikan penyata bank yang dikeluarkan oleh bank; simpan PDF asal untuk rujukan dan dapatkan keperluan dokumen daripada pihak yang meminta.
Belum ada penyata? Baca cara mendapatkan salinan akaun bank. Untuk aliran kerja lebih lanjut, lihat panduan penyata bank ke Excel di Malaysia.